Smart Working: una guida community-generated

Strumenti per lo smart working

Come continuare a lavorare bene e serenamente pur cambiando scrivania.

• Come gestire le call e le riunioni di gruppo? Digitale come dal vivo. Incontrarsi dal vivo permette di leggere espressioni, gesti e codici linguistici spesso nascosti dal mondo digitale. Molti strumenti, però, ci aiutano a superare alcune di queste barriere: con Zoom, app di video conferenze, ad esempio si può “alzare la mano” digitalmente per chiedere la parola durante una riunione
  Nella piattaforma Solidarietà Digitale ci sono diversi link a strumenti, messi a disposizione gratuitamente.

• Chiacchierate e informazioni. In ufficio c’è naturalmente il momento riunione, il momento caffè, quello delle risate. Online, tutto questo avviene su una stessa chat, rendendo il flusso potenzialmente caotico. Una soluzione sono le app di gestione progetti come Trello o quelle di messaggistica a canali come Slack, in cui il report post-riunione non si perderà in mezzo a gif di gatti e foto del weekend.

• L’arte della To-do List. Come rendere più efficace la gestione dei propri compiti? Alcuni usano la Matrice di Eisenhower (suddividere le azioni tra più o meno urgenti e importanti), il Kanban per gestire l’ansia delle troppe cose da fare o la Tecnica del Pomodoro.
  Edoardo Ghitti di Artonauti ci da due semplici consigli: scrivere sempre su carta con la penna preferita. Avere la possibilità di tirare una linea sui compiti svolti è molto più importante di quello che sembra: sia per il gesto liberatorio in sé, sia per la possibilità di vedere nero su bianco i propri risultati.  E se non avete un quaderno, fateli sui fogli di carta già usati: Greta approves!
  Farlo la sera, gli ultimi 5 minuti servono a fare ripasso mentale dei compiti del giorno successivo. La differenza tra alzarsi la mattina e trovarsi un foglio bianco vs trovare un elenco pronto è abissale.
  Noi vi consigliamo due piccole accortezze: dedicare 1 ora al giorno per togliervi di torno i micro task (meglio se a inizio giornata, così da sentirsi subito produttivi con compiti semplici e veloci); dare priorità alle azioni che bloccano il lavoro dei colleghi.

Matrice di Eisenhower. Fonte: danea.it

Rituali collettivi e personali

Approfittiamo di queste settimane fuori dalla norma per testare, rivalutare o mettere in discussione le nostre abitudini lavorative.

• Definire lo spazio di lavoro. Anche se a casa, delimitare il luogo in cui lavorate e quello in cui fate pausa. Create una routine che segni l’inizio e la fine della giornata: una passeggiata prima di iniziare, un tè caldo a fine giornata, una pratica di stretching in salotto. Tracciate delle soglie immaginarie in casa per aiutarvi a creare spazi di concentrazione e spazi dedicati a affetti e tempo libero.
  L’articolo di Stefania Medetti su Repubblica offre diversi spunti.
• Prendersi cura di sé. Trovare il giusto equilibrio tra lavoro e tempo libero in questa situazione non è sempre facile. Ci sono arrivati vari suggerimenti sui social e via mail, Alessia Glaviano, senior photo editor di Vogue Italia e Sandra Burchi, dell’Università di Pisa, suggeriscono la meditazione o ancora più semplicemente un tappetino da yoga da tenere vicino alla scrivania, per staccare cinque minuti e prendersi cura anche del proprio corpo.

• Si lavora meglio se osservati? Siamo d’accordo solo in parte ma nel nostro team abbiamo cercato qualche soluzione creativa: il Procione-Umarell. Se cercate un oggetto dal design più sofisticato, che ne dite di un Umarell stampato 3d?

Concentrazione

• Scrivania che passione. Nel proprio ambiente domestico non è sempre semplice trovare la giusta concentrazione. Scegliere un luogo adatto al lavoro è fondamentale ma non vuol dire replicare per forza la scrivania da ufficio. Circondatevi di piante, adattate il salotto. Mandaci la tua postazione ideale, come hai ridefinito il tuo spazio di lavoro?
• Stress da iper-connessione? La community di BASE ci ha segnalato di prendere spunto dai consigli di digital detox del Centre for Human Tecnology di Tristan Harris. Applicabili allo smart working, ma non solo.
• Fare più cose contemporaneamente? Occorre proteggere l’ambiente dove lavoriamo e le nostre to-do list da distrazioni esterne. Sapendo che il multitasking è più un mito che una capacità realmente efficace, cosa possiamo fare? Abbiamo preso qualche spunto da smartbreak.it.
• Playlist da lavoro. Non è un tema esclusivo dello smart working ma, da quando siamo a casa a lavorare da soli, della buona musica assume ancora più importanza che in ufficio. La giusta playlist può aiutare a dare la dose di energia o di concentrazione necessarie per affrontare la giornata. Qui la playlist di Music Innovation Hub. Voi cosa ascoltate?

Creatività

• L’importanza di riuscire a distrarsi. Smart Break è un progetto di Monica Bormetti, psicologa e autrice di #Egophoniache, che si occupa di formazione e divulgazione sul rapporto tra tecnologia e psicologia. Due i principali obiettivi: gestione delle distrazioni digitali con il conseguente aumento di efficacia e soddisfazione lavorativa e aumento del benessere organizzativo e del work-life balance in contesti lavorativi sempre più digitalizzati. Qui una breve guida in 7 punti.
• Il processo creativo. Come rimanere creativi lavorando da casa? Connexia ci propone una guida alla collaborazione creativa in remoto.
  
• “Stare a casa non significare stare fermi”. Una guida, illustrata da chi di #smartworking se ne intende. Qui alcuni dei suggerimenti condivisi da Ale Giorgini, Alice Piaggio illustratrice, Francesco Poroli, Gianluca Folì, Silvia Reginato, Mauro Gatti, Marco Mazzoni, Elia Colombo, Sara Ciprandi – Illustrator, Luchadora – Visual Artist

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